Datenschutzerklärung

1. Überblick

Closerwerk ist ein CRM für Vertriebsteams. Es ist kein öffentliches Werbeangebot, sondern eine Arbeitsanwendung, die Kundinnen und Kunden vertraglich buchen und mit einem Login nutzen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen des eigenen Geschäftsbetriebs ist:

• Telefon: +49 176 80114880
• E-Mail: hello@adsway.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt; für Datenschutzanliegen wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

3. Wer ist wofür verantwortlich?

Bei einem Mehrmandanten-CRM ist diese Unterscheidung wichtig, weil sie bestimmt, an wen sich betroffene Personen wenden:

Daten der Kundenunternehmen (Leads, Kontakte, Dokumente)

Für alle Daten, die ein Kundenunternehmen in seinem Mandanten-Bereich verarbeitet — insbesondere Lead- und Kontaktdaten — ist das jeweilige Kundenunternehmen der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir handeln insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, weisungsgebunden und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Sind Sie als Lead oder Kontakt in Closerwerk erfasst und möchten Auskunft oder Löschung verlangen, richten Sie Ihr Anliegen bitte an das Unternehmen, das Sie kontaktiert hat. Erreicht uns ein solches Verlangen direkt, leiten wir es unverzüglich an den Verantwortlichen weiter.

Diese Website und Nutzerkonten

Für den Betrieb dieser Website und die Verwaltung der Zugänge unserer Vertragspartner sind wir selbst Verantwortlicher.

4. Hosting und Speicherort

Die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland. Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher werden in Deutschland (Region Frankfurt am Main) betrieben.

Wir setzen dafür spezialisierte Hosting-Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein (siehe Abschnitt 12). Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit unseren Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Seiten werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Das sind:

• IP-Adresse der anfragenden Stelle
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene Adresse und übertragene Datenmenge
• Browsertyp und Browserversion sowie verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Diese Daten dienen der technischen Auslieferung, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am störungsfreien Betrieb und an der IT-Sicherheit).

6. Cookies und lokale Speicherung

Closerwerk verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokalen Browserspeicher:

Für technisch notwendige Cookies ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich; sie sind zwingend nötig, damit der von Ihnen ausdrücklich gewünschte Dienst überhaupt funktioniert. Rechtsgrundlage der anschließenden Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

7. Nutzerkonten

Für die Nutzung von Closerwerk ist ein persönliches Konto erforderlich. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, ein Passwort-Hash (das Passwort selbst wird nie im Klartext gespeichert), optional ein Profilbild und eine Mobilnummer, die Rollenzuordnung innerhalb der Organisation sowie der Anwesenheitsstatus (verfügbar / abwesend / im Gespräch).

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, wenn das Konto aufgelöst wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Protokollierung von Änderungen (Audit-Log)

Änderungen an Datensätzen durch angemeldete Mitarbeitende werden protokolliert (wer, wann, welcher Datensatz). Das dient der Nachweispflicht nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 30 DSGVO sowie der Nachvollziehbarkeit bei Fehlern und Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

8. Lead- und Kontaktdaten der Kundenunternehmen

Im Auftrag unserer Kunden verarbeiten wir insbesondere: Vor- und Nachname, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, Herkunft des Kontakts, Notizen und Gesprächsdokumentation, Aufgaben und Termine, hochgeladene Dokumente sowie frei definierbare Zusatzfelder, deren Inhalt der jeweilige Kunde festlegt.

Jeder Mandant ist technisch strikt vom anderen getrennt (Row Level Security auf Datenbankebene). Innerhalb einer Organisation greift zusätzlich ein Rollenmodell, das den Zugriff auf das Nötige beschränkt.

Zweck, Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsdauer dieser Daten bestimmt der jeweilige Verantwortliche (das Kundenunternehmen) — siehe Abschnitt 3.

9. Telefonie

Closerwerk kann Telefonate direkt aus der Anwendung aufbauen. Dabei fallen bei unserem Telefonie-Anbieter Verbindungsdaten an: die beteiligten Rufnummern, Zeitpunkt, Dauer und Status des Gesprächs.

Was ein Mitarbeitender nach dem Gespräch als Notiz festhält, ist eine bewusst erstellte Textnotiz — kein automatischer Mitschnitt.

10. E-Mail-Versand

Für transaktionale E-Mails — etwa Einladungen, Passwort-Zurücksetzungen und Benachrichtigungen über neue Leads — setzen wir einen spezialisierten Versanddienstleister ein. Übermittelt werden die Empfängeradresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht.

Es findet kein Öffnungs- oder Klick-Tracking zu Werbezwecken statt. Newsletter versenden wir über Closerwerk nicht.

11. Optionale Integrationen

Kundenunternehmen können in ihren Einstellungen zusätzliche Anbindungen aktivieren:

• Kalender — Übernahme von Terminbuchungen aus einem externen Buchungsdienst. Übertragen werden Titel und Zeiten des Termins; es fließen keine Lead-Daten aus Closerwerk dorthin zurück.
• Lead-Export — Übergabe gewonnener Leads an ein Fachsystem des Kundenunternehmens. Dabei werden die Lead-Daten an das Zielsystem übermittelt.
• Eingehende Schnittstelle — Systeme des Kundenunternehmens oder seiner Partner können über einen geschützten Zugang neue Leads einliefern.

Standardmäßig ist keine dieser Anbindungen aktiv. Wird eine aktiviert, wird der jeweilige Anbieter zum Subunternehmer der Verarbeitung. Darüber entscheidet allein das Kundenunternehmen — es schließt die erforderlichen Verträge und benennt den Anbieter in seiner eigenen Datenschutzerklärung.

12. Eingesetzte Technologien

Für den Betrieb setzen wir ausschließlich Auftragsverarbeiter ein — Dienstleister, die Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten und sie nicht für eigene Zwecke nutzen dürfen. Wir benennen sie hier nach Kategorien:

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Welche Anbieter das konkret sind, teilen wir Ihnen auf Anfrage mit — schreiben Sie uns dazu einfach an die in Abschnitt 2 genannte Adresse. Unseren Vertragspartnern liegt die vollständige, jeweils aktuelle Liste im Auftragsverarbeitungsvertrag vor.

13. Übermittlung in Drittländer

Ein Teil der in Abschnitt 12 genannten Dienstleister hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und — soweit der Anbieter zertifiziert ist — auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO.

Wir weisen darauf hin, dass trotz dieser Garantien nicht in jedem Fall ausgeschlossen werden kann, dass US-Behörden auf Daten zugreifen. Die inhaltlichen Kundendaten (Leads, Dokumente) verbleiben nach unserer Gestaltung in der EU; in die USA fließen im Regelbetrieb Verbindungsdaten der Telefonie und die Inhalte transaktionaler E-Mails.

14. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.

Löscht ein Kundenunternehmen einen Lead im CRM, wird der Datensatz zunächst nur als gelöscht markiert und aus allen Ansichten entfernt. Diese Zwischenstufe schützt vor Fehlbedienung und erhält die Nachweisbarkeit. Verlangt eine betroffene Person die Löschung nach Art. 17 DSGVO, wird der Datensatz darüber hinaus tatsächlich bereinigt; wir setzen ein solches Verlangen als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Verantwortlichen um — unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

Einträge im Audit-Log bleiben als Nachweis bestehen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

15. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber dem jeweils Verantwortlichen (siehe Abschnitt 3) die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an hello@adsway.de.

16. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

17. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS (erkennbar am „https://“ in der Adresszeile). Darüber hinaus setzen wir insbesondere ein:

• Mandantentrennung direkt in der Datenbank (Row Level Security), nicht erst in der Anwendung
• ein abgestuftes Rollenmodell mit dem Grundsatz der geringstmöglichen Berechtigung
• Schutz der Anmeldung gegen automatisiertes Durchprobieren von Passwörtern
• Protokollierung aller ändernden Zugriffe durch Mitarbeitende
• Signaturprüfung eingehender Schnittstellen-Aufrufe

18. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Dienstleister oder die Funktionen von Closerwerk ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.